Teoria SMART w motywacji

przez | 24 kwietnia 2019

Teoria SMART w motywacji

Skuteczne podejście do motywowania wiąże się z koniecznością angażowania pracowników do współuczestnictwa w w budowaniu oraz realizacji celów przedsiębiorstwa.

W ten sposób, zarząd zyska pewność, że przedstawione podwładnym cele firmy zostaną przez nich łatwiej zaakceptowane.

Każda profesjonalna organizacja powinna dbać o pozytywne relacje między pracownikami a kierownictwem.

Te dwie grupy muszą się zgadzać w kwestiach rozumienia zadań i sposobu ich realizacji.

Po pierwsze, należy wraz z podwładnym ustalić cele firmy, a następnie ocenić jego zaangażowanie i wyniki.

Cele przedsiębiorstwa stają się celami jednostki i odwrotnie.

By koncepcja współtworzenia celów była skuteczna należy je efektywnie formułować. Warto korzystać z rozwiązań już sprawdzonych.

Takim rozwiązaniem jest znana, klasyczna teoria zwana SMART.

Teoria SMART – co oznacza?

Etymologia tego schematu postępowania jest zawarta w rozwinięciu skrótu SMART, utworzonego od pierwszych liter angielskich słów:

  • Specific – klarowne, zwięzłe oraz przypisane konkretnej osobie.
  • Measurable – wyrażone w jednostkach (kategoriach) mierzalnych.
  • Achievable – dostosowane do możliwości pracownika i realne do osiągnięcia.
  • Relevant – stanowiące istotny element rozwoju przedsiębiorstwa oraz pracownika, a także ważne i wymagające wysiłku.
  • Timed – zwrócenie uwagi na termin realizacji.

Teoria SMART w praktyce

Przykładem właściwego zastosowania tego schematu w praktyce może być proste polecenie – „Proszę przygotować projekt redukcji budżetu dotyczącego promocji.”

Taka forma nie zmotywuje pracowników do zaangażowania i w najlepszym przypadku spowoduje liczne pytania zdezorientowanych podwładnych.

Zgodnie z założeniami teorii SMART polecenie powinno brzmieć – „Pan Kowalski (zwrócenie się do konkretnej osoby) do końca maja (uwzględnienie terminu realizacji) opracuje projekt zmniejszenia o 30% (cel mierzalny) finansowania wydatków na promocję w trzecim kwartale 2019 roku.”

Ten komunikat spełnia podstawowe kryteria teorii SMART, jest zwięzły, czytelny i precyzyjny.

Jeżeli warunki przedstawione pracownikowi są nieprecyzyjne i nie posiadają konkretnych wytycznych, to mogą powodować jedynie zdenerwowanie.

Podwładny wątpi w swoje możliwości, bo polecenie jest dla niego niezrozumiałe.

Może się okazać, że w przestrzeni firmy nie ma osoby gotowej podjąć się realizacji danego celu.

Dlatego jasne określanie zadań stanowi podstawę motywowania.

Prezentowane podwładnym cele nie mogą być stawiane ani poniżej, ani powyżej możliwości pracownika.

Zbyt trudne zadania wywołają lęk oraz frustrację, a zbyt proste staną się źródłem zniechęcenia.

Właściwie przedstawiony cel musi być realny do osiągnięcia, stanowić wyzwanie, ale również być obciążony ryzykiem porażki.

Poprawne formułowanie celów, to ich skuteczne komunikowanie.

Należy tak przedstawić dane zadanie pracownikowi, by przyjął je za swoje nawet jeśli przedstawiony cel go nie interesuje.

Podwładny musi się zaangażować w ambicje przedsiębiorstwa.

Dlatego warto zapytać pracownika o jego perspektywę, samoocenę.

Wtedy można poznać wady oraz zalety podwładnego i spróbować to wykorzystać w rozmowie dotyczącej wspólnego celu.

Wyznaczanie celu nie jest jedynym zadaniem w teorii SMART. Liczy się również kontrola jego realizacji.

Pracownik motywowany jedynie poprzez formułowanie wspólnych działań może szybko się rozczarować i zniechęcić.

Dlatego nadzór nad wszelkimi działaniami tuż po sformułowaniu celów, to niezwykle trudny etap.

W procesie polegającym na osiągnięciu wcześniej ustalonych celów, istotną rolę odgrywają trzy etapy.

Teoria SMART – 3 etapy

1. Faza przygotowania. Ten etap polega na zbieraniu informacji, ustalaniu terminów, rozdzielaniu obowiązków oraz planowaniu działań.

2. Faza realizacji celu. Na tym etapie następuje maksymalizacja aktywności.

Ukierunkowanie całego wysiłku na konkretne zadanie.

Jednostka musi radzić sobie ze stresem, odpowiedzialnością i podejmowaniem decyzji w sytuacjach kryzysowych.

3. Faza pewności osiągnięcia celu. Jednostka wie, że zadanie uda się zrealizować.

Działania, mimo że nadal istotne dla projektu, to jednak są mniej ważne, strategiczne i wymagające nakładu pracy.

Pracownik nadzoruje ostatni etap działań, ale jest zadowolony, choć odczuwa też pewien niepokój, bo w razie problemu niewiele można w tym momencie zrobić.

Umiejętność dostrzegania sytuacji kryzysowych jest niezwykle istotna z punktu widzenia motywacji.

Pracownik powinien umieć reagować na takie momenty nie tylko ze względu na dobro firmy, ale przede wszystkim własne ambicje.

Pierwszy kryzys zazwyczaj następuje między pierwszym a drugim etapem.

Jest on trudny do wychwycenia przez osoby o usposobieniu optymistycznym i wysokiej motywacji.

Drugi punkt kryzysowy występuje w fazie trzeciej.

Należy wtedy umiejętnie połączyć zakończenie realizacji jednego celu z rozpoczęciem kolejnego zadania.

Teoria SMART opiera się na budowaniu zaufania do pracownika.

Oddawanie podwładnym części inicjatywy jest trudne i wymaga wyzbycia się u przełożonych nieufności do cudzych decyzji.

Jednak w dalszej perspektywie takie postępowanie wzmacnia motywację jednostki oraz jej zaangażowanie w politykę przedsiębiorstwa.